Idrettens regelverk er nå slik at det er klubben/hovedstyret som formelt sett har ansvaret for alt som skjer i klubben. Dette gjelder også for økonomi og regnskap. Men den praktiske oppfølgingen er delegert til gruppestyrene og noen prosjektledere gjennom vedtak på årsmøtene. Grupperådene skal da drive virksomheten sin innenfor de budsjettrammene som årsmøtet har gitt.
Mange fordeler
Dette er en av grunnene til at regnskapsførsel nå er sentralisert i Haugerud IF, dvs. at vi har ett felles regnskapssystem for alle grupper og prosjekter, alle regnskaper føres av samme person, og alle grupper benytter samme regnskapssystem. Dette gir fordeler også på andre områder:
- Oppgavene blir enklere, og det blir mindre arbeid for dem som er kasserere i gruppestyrene. - Det blir lettere for ledere, styremedlemmer og prosjektledere å ha oversikt over økonomien fra dag til dag. - Vi sikrer at alle bilag og under-regnskaper blir ført på en profesjonell og korrekt måte. - Vi kan trekke på kompetanse og erfaring som regnskapsføreren har, han jobber med dette over tid og som et yrke.
Fordeling av kostnader
Kostnadene ved regnskapsførsel blir fordelt på de ulike budsjettene i klubben; hovedstyret, gruppene og de største prosjektene. Dette betyr at alle budsjetterer med utgifter til regnskapsførsel. Fordelingen tar hensyn til antall bilag, omsetning, antall som skal ha honorar eller lønn og et par andre faktorer.
Regnskapsfører og regnskapssystem
Vår regnskapsfører er Balal Bhatti og firmaet Kapital Regnskap på Kløfta. Balal er tidligere Haugerudgutt, nå aktiv i idrettslaget på Kløfta. Han kjenner både Haugerud IF og idretten godt, noe vi har stor nytte av.
Kontaktopplysninger: Mobil 930 30 355 og e-post bb@kapitalregnskap.no
Vi bruker regnskapssystemet PowerOffice. Dette er et papirløst system der alt foregår elektronisk og via internett. Alle bilag og rapporter ligger alltid tilgjengelig for dem som blir gitt tilgang til systemet.
Sikkerhet
For å sikre at penger blir disponert forsvarlig og at vi har gjennomsiktige forhold, er det flere som er inne i hver transaksjon:
- Hver gruppe oppnevner én eller flere som kan legge inn bilag til utbetaling. - Hver gruppe har én som har fullmakt til å godkjenne utbetalinger. - Balal kontrollerer alle utbetalinger og stiller nødvendige spørsmål om noe er uklart eller virker usannsynlig. - En person i hovedstyret, kasserer Trond Dahl, godkjenner alle utbetalinger før de går ut fra Sparebank1, som er vår bankforbindelse.
Revisor og kontrollkomité
Statsautorisert revisor Herman Olav Grøv, Unic Revisjon, som har kontorer på Skullerud. Kontrollkomiteen valgt på årsmøtet 2020 består av Erland Vestby og Lasse Bjørndahl.