Haugerud IF har en stor aktivitet på mange arenaer, i ulike idretter og med mange aldersgrupper som deltakere. Klubben ønsker å fortelle om denne aktiviteten til nærmiljøet gjennom hjemmesider og Facebook ved bruk av bilder og videofilm, men skal være nøye med hvordan bildene brukes.
Bruk av bilder og videofilmer skal være en gjennomtenkt handling siden misbruk kan få store konsekvenser for dem som er avbildet, spesielt når det gjelder bilder av barn. På den annen side har Haugerud IF behov for å spre gode historier om klubbens aktivitet, dokumentere det som drives, gjøre tilbudet kjent for flere og skape stolthet blant medlemmer og nærmiljøet.
Den generelle regelen er at alle bilder skal vurderes ett og ett for å forsikre at det er greit å publisere dem. Reglene gjelder alle kanaler: trykksaker, internett, e-post, sosiale medier og video. Vurderingene må være strengere for kanaler med stor spredning og eksterne målgrupper.
Reglene skal følges av alle ledere, trenere og medhjelpere som fotograferer og publiserer bilder fra organisert HIF-aktivitet. Ungdom som tar bilder i upassende situasjoner eller publiserer skadelige bilder i sosiale medier må tas på alvor.
Ved invitasjoner til større arrangementer skal det presiseres at fotografering og publisering av bilder kan skje i tråd med klubbens retningslinjer. Klubbens innmeldingsblanketter skal inneholde samtykke til fotografering og bruk av bilder på nettsider og i trykksaker.
Haugerud IF skal bare publisere bilder som framstiller barn i positive situasjoner. Bildene skal fortelle positive historier knyttet til verdiordene Mangfold, Glede og Forbilder. Klubben bruker ikke «album» på nettet med utallige bilder uten individuell vurdering.
Ved bilder av barn under femten år skal foresatte som hovedregel godkjenne bruk når barnet framstår som en eller flere hovedpersoner eller er svært godt synlige og gjenkjennbare. Hvis et barn ikke ønsker å bli fotografert, overstyrer dette foreldrenes godkjenning.
Klubben skal ikke ta eller bruke bilder fra badesituasjoner eller andre situasjoner med avkledde barn, men bilder av folk i idrettstøy er tillatt.
Kombinasjon av fullt navn og bilde av et barn kan gjøre barnet lett å finne senere i livet. Der det ikke er særlige grunner, bør både fornavn og etternavn unngås i bildetekster.